Orga-Tools

Mehr schaffen mit weniger Stress: Diese Tools machen WordPress-Profis das Leben leicht

Vom Entrepreneur bis zur gestandenen Agentur nehmen immer mehr Menschen praktische Management-Tools in Anspruch. Wer sich allerdings höchst motiviert für dutzende Tools anmeldet, wird dadurch nicht automatisch produktiver. Lea von elsch&fink, einer WordPress-Agentur aus Münster, bietet Einblick in ihren Alltag und verrät, welche Tools dabei helfen, das Geschäft perfekt im Griff zu behalten.

Trello, Moco, Basecamp, Asana, Dapulse, ActiveCollab, Wrike, Zapier, Jira, Taskworld, Freedcamp, Slack, Zenkit und Co.: Dabei handelt es sich weder um Underground-Bands noch um Pokémon, sondern um Apps und Management-Tools, die uns das Leben vereinfachen sollen.

Organisation und Management sind bei Webprojekten egal welcher Größe wichtig. Doch Tools alleine können keine Wunder bewirken. Denn nur, wer sich mit einem neuen Tool ausgiebig auseinandersetzt und es in den natürlichen Workflow integriert, kann es gewinnbringend, zeitsparend und produktiv einsetzen.

Deshalb gebe ich heute einen Einblick in unseren Agentur-Alltag bei elsch&fink und erzähle, welche Tools wir wie einsetzen, um …

  • …Inspiration und Input
  • …die interne Kommunikation
  • …unser Projektmanagement

… effizient und sinnvoll zu verwalten.

1. Frische Ideen sammeln und Trends erkennen

Hände, die mit bunten Stiften auf einem Blatt Papier eine Mindmap malen.

Wer Webseiten designt, die aussehen wie von 1998, dem laufen die Kunden in Scharen davon. Designer und Konzepter müssen ihre Entwürfe am Puls der Zeit kreieren, Trends erkennen und sich gleichzeitig von der Masse abheben. Gerade Menschen in der Kreativbranche leben von konstantem Input, um ungewöhnliche und neue Ideen zu entwickeln.

Aber auch, wenn du für Technik, Programmierung oder Usability zuständig bist, solltest du über aktuelle Sicherheitsupdates, frisch aufgedeckte Angriffsflächen von WordPress oder jüngste Erkenntnisse der Nutzerforschung im Bilde sein.

Ein einfaches und enorm praktisches Tool für das Sammeln interessanter Artikel ist Feedly. Schon in der kostenlosen Version kannst du bis zu 100 Publikationen und Blogs folgen und dir themenspezifische News-Feeds anlegen. So bekommst du alle Inhalte deiner Lieblingsquellen immer gebündelt und in Echtzeit geliefert.

Heißt unterm Strich: Wenn du deine Arbeit gut machst und am Ball bleibst, siehst du dich täglich mit Unmengen von Content konfrontiert. Wo aber das aufbewahren, was dir besonders sinnvoll erscheint?

Mit Notiz-Apps bekommst du die Informationsflut in den Griff

Für viele Unternehmer und Web-Professionals haben sich Notiz-Apps wie Evernote oder OneNote bewährt. Mit diesen praktischen Tools kannst du deine Ideen, Notizen und Inhalte, die dir in Newslettern, Feeds und Co. begegnen, organisieren und direkt bearbeiten. Durch die Synchronisation über alle deine Geräte kannst du auch unterwegs spontane Einfälle und Kontakte an einem zentralen Ort festhalten.

Um interessanten Content in großer Runde oder mit bestimmten Kollegen zu teilen, nutzen wir in der Agentur unser internes Kommunikationstool, auf das ich gleich noch zu sprechen komme.

Grundsätzlich ist es ganz egal, ob du deine Fundstücke und Ideen in einer App, den Lesezeichen deines Browsers oder einem guten alten Notizbuch festhältst.

Die Hauptsache ist, dass du neu gewonnene Erkenntnisse nicht nur festhältst, sondern auch verarbeitest und auf dein Business überträgst.

Denn wer den Anschluss an aktuelle Trends und Entwicklungen verpasst, der kann sein Geschäft nämlich ziemlich bald an den Nagel hängen.

2. Mit effizienter Kommunikation Zeit und Nerven sparen

Ein mit Zeitungen vollgestopfter Briefkasten.

Gerade im digitalen Business ist es wichtig, schnell, flexibel und zuverlässig mit dem eigenen Team und deinen Kunden kommunizieren zu können. E-Mail kann das in vielen Fällen nicht mehr leisten.

Wir kennen alle das Problem völlig überquellender Posteingänge, in denen wichtige Mails zwischen Spam, Newslettern und Rundbriefen aus dem internen Verteiler hoffnungslos untergehen.

Die Lösung: Ein Chat-Tool für die interne Kommunikation. Insbesondere für kurze Nachfragen, spontane Änderungen oder Informationen für bestimmte Teams bietet ein Kommunikationstool einen enormen Mehrwert.

Kurze und schnelle Kommunikationswege dank Slack

In der Agentur nutzen wir für die interne Kommunikation ausschließlich das Messaging-Tool Slack. Auch in der WordPress-Community werden alle Absprachen, Meetings und Projekte komplett über Slack geregelt. Ebenso hat sich der Messenger bereits bei großen Unternehmen, Agenturen und Freelancern bewährt.

Die Vorteile von Slack auf einen Blick:

  • Der Posteingang bleibt frei für wichtige E-Mails von Kunden und Kooperationspartnern.
  • Alle Nachrichten sind zentral dokumentiert. Wir haben es uns bspw. angewöhnt, nach Meetings im entsprechenden Slack-Kanal ein kurzes Protokoll zu posten.
  • Durch themenspezifische Chat-Kanäle bekommt jeder im Optimalfall nur relevante Nachrichten und wird weniger von der Arbeit abgelenkt.
  • Alberne Videos, GIFs und Co. sind gebündelt an einem Ort: dem “Freizeit-Kanal”.

Auch ein Chat-Tool birgt Produktivitäts-Fallen

Mit einem Messenger wie Slack kann ein Team nur so schnell und flexibel sein wie das langsamste Team-Mitglied erlaubt. Aus diesem Grund sollte die Einführung eines neuen Tools gut geplant und mit dem gesamten Team abgesprochen sein.

Die optimale Anzahl von Slack-Kanälen zu finden, ist eine weitere Herausforderung. Bei zu vielen Kanälen besteht die Gefahr, dass vieles doppelt besprochen wird und die Kommunikation nicht viel effizienter ist als mit E-Mails. Zu wenige Kanäle führen wiederum dazu, dass du von vielen Nachrichten abgelenkt wirst, die gar nicht relevant für dich sind.

Um diese Fehler zu vermeiden, sollte die gesamte Kommunikationsstruktur regelmäßig evaluiert und angepasst werden.

3. Wie wir das Projektmanagement-Biest mit nur zwei Tools bändigen

Viele Post-Its auf einem Whiteboard.

Über den Versuch, als Startup-Agentur das eigene Projektmanagement in den Griff zu kriegen, könnten wir ganze Bücher füllen. Projektmanagement ist extrem umfangreich und an sich ein eigenes Kompetenzfeld.

Sinn eines Projektmanagement-Tools ist immer das Zentralisieren der Planung und Organisation von Aufgaben.

Damit das Team effizient arbeiten kann, braucht jedes Mitglied die Übersicht: Wo steht das Projekt? Was muss getan werden, und wer ist verantwortlich? Befinden wir uns noch im Budget? Insbesondere bei Projekten mit mehreren WordPress-Seiten wirst du ohne ein Tool schnell an deine Grenzen kommen.

Das perfekte Tool findest du nicht von heute auf morgen

Neben vollwertigen und hochkomplexen Tools wie Redbooth und Basecamp existieren am Markt auch schlankere Alternativen, darunter Trello, Hygger und Konsorten. Gerade diese sind gut geeignet, wenn du dich nicht mit komplexen Funktionen herumschlagen oder eine steile Lernkurve umgehen willst.

Für sehr basale Anforderungen reicht in der Regel ein Tool, das die Definition von Aufgaben, das Festlegen von Deadlines und die Zuordnung verantwortlicher Personen zulässt, zum Beispiel in Form von Checklisten. Darüber hinaus sollten alle Teammitglieder lokal und mobil simultan darauf zugreifen können.

Wir haben beim analogen Zettelsystem angefangen, sind im Chaos versunken, haben diverse Tools getestet (Jira zu kompliziert, Asana damals zu schlicht, Basecamp irgendwie nicht unser Ding, ActiveCollab gut, aber nicht gut genug) und sind schließlich bei einer Kombination aus Trello und Moco gelandet.

Moco hilft bei Akquise, Zeit-Tracking und Abrechnung

Moco nutzen wir als…

  • … sehr einfaches System für CRM, um Adressen zu speichern und mit Projekten zu verknüpfen.
  • … Akquise-Tool zum Erstellen und Verwalten von Angeboten. So behalten wir die Übersicht über den Fortschritt unserer Akquiseprozesse.
  • … Tracking-Tool für unsere Projekte: Dadurch behalten wir immer das Budget einzelner Projekte im Blick.

Der Einsatz von Moco ist relativ selbsterklärend und erfordert wenig Einarbeitungszeit. Bei Trello ist das allerdings etwas anders.

Trello hilft bei der Aufgabenverwaltung

Bei Trello handelt es sich grundsätzlich um ein Tool für To-Do-Listen, dessen Aufbau man sich vorstellen muss wie eine Ansammlung großer Pinnwände: Jede Pinnwand (bei Trello “Board” genannt) ist ein Projekt. Darauf hängen Listen mit einzelnen Karten. Auf jeder Karte steht eine Aufgabe, die du mit einer Frist versehen und einem Teammitglied zuordnen kannst.

Das Geheimnis von Trello: Das Kanban-Prinzip

Genau wie Atlaz basiert Trello auf dem Kanban-System, das ursprünglich aus Japan stammt. “Kanban” bedeutet so viel wie “Schild, Karte”. Sinn und Zweck des Ganzen ist es, Prozesse so schlank, agil und schnell wie möglich zu halten.

Die Idee dahinter ist recht einfach:

  1. Karten: Ein Projekt wird in Aufgaben heruntergebrochen. Für jede einzelne Aufgabe wird eine Karte erstellt.
  2. Listen: Auf dem Projekt-Board werden Listen erstellt, die üblicherweise “To Do”, “In Bearbeitung” und “Erledigt” genannt werden. Das System kann natürlich ergänzt werden, z.B. um eine Liste “Warten auf Rückmeldung”.
  3. Bearbeitung: Teams und Mitarbeiter ziehen sich nun selbstständig Karten von “To Do”, verschieben diese auf “In Bearbeitung” und nach Fertigstellung des Arbeitspaketes auf “Erledigt”.

Durch diese Arbeitsweise haben alle Beteiligten immer die Übersicht über den aktuellen Stand eines Projekts. Die hohe Eigenverantwortlichkeit hält außerdem die Motivation der Teammitglieder bei der Stange.

Damit kein Stau im Prozess entsteht, darf jeder nur an einer begrenzten Anzahl von Aufgaben arbeiten. Wo Engpässe deutlich werden, muss flexibel umstrukturiert werden. Regelmäßige Status-Meetings unterstützen dafür die Kommunikation im Team.

Trello taugt auch ohne Kanban

Das Kanban-System eignet sich vor allem für kleinere Projekte. Wenn wir große und komplexe WordPress-Webseiten erstellen, reicht uns ein einziges Board nicht. Hier wären so viele verschiedene Karten nötig, dass die einzelnen Teams keine Übersicht mehr hätten. Und wenn wir pro Team ein separates Board hätten, könnte niemand mehr das Gesamtprojekt im Blick behalten.

Tatsächlich benutzen wir Trello deshalb nicht nach dem Kanban-Prinzip, sondern legen Listen nach Arbeitsbereich an, zum Beispiel Design, Informationsarchitektur, Text, Technik und Projektmanagement. Was gerade bearbeitet wird, tauschen wir in regelmäßigen Meetings aus.

Egal, wie du Trello letztendlich benutzt: Einige dich mit deinem Team auf eine konsequente Nutzungsweise. Wenn ein Kollege in einem Projekt Listen nach dem Kanban-System anlegt und der andere themenspezifische Aufgaben querpinnt, ist niemandem geholfen. Trello hat nur einen Mehrwert, wenn alle nach dem gleichen System vorgehen.

Fazit: Die richtige Anwendung ist entscheidend

Was du jetzt nicht tun solltest, ist loszustürmen und dich bei Moco, Trello, Slack anzumelden, bloß weil du das hier gelesen hast. Solche Tools sind nur dann sinnvoll, wenn du sie auch sinnvoll nutzt. Heißt: Ein Tool muss dir entweder helfen, Zeit zu sparen, oder aber einen Prozess wesentlich verbessern, damit sich sein Einsatz lohnt.

Einige Dinge, wie die Verwendung eines internen Chat-Tools, funktionieren relativ eindeutig. Andere Tools verlangen vom Nutzer die Kenntnis relevanter Hintergrundprozesse und Methoden. Diesen Aufwand solltest du immer gegen den Nutzen abwägen. Hast du noch Tipps für die Verwendung von Management-Tools, wie Trello und Co.? Ich freue mich über eure Kommentare!

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