Holokratie in Action

Holokratie in Aktion: In 5 Schritten zum High-Performance-Team

Zuletzt aktualisiert am

In meinem letzten Beitrag zu Holokratie habe ich euch die Gründe beschrieben, wieso wir uns als Gründer dazu entschieden haben, auf ein gänzlich anderes Management-Konzept zu setzen. Heute zeige ich euch die ersten Schritte, wie ihr ganz einfach Holokratie in eurer Organisation einführen könnt. Für die Holokratie-Promoter gibt es unser Starter-Kit.

Zum Start erkläre ich euch nochmal kurz, was Holokratie (auch Holakratie oder Holacracy) überhaupt ist und welche Vorteile diese Art von Management für eure Organisation bringen kann.

Holokratie – Was ist das?

Holokratie ist ein Management System, was Verantwortung innerhalb der Organisation transparent verteilt und jedem die Möglichkeit gibt, in seinem Bereich eigene Entscheidungen zu treffen. Es schafft direkte Top-Down Weisungsbefugnis ab.

Holokratie – Was bringt es?

Ausführlich bin ich im letzten Artikel auf den Nutzen eingegangen. Ganz kurz bringt Holokratie

  •       eine höhere Zufriedenheit im Unternehmen
  •       mehr Freiheit für den einzelnen Mitarbeiter
  •       mehr Freiheit für den Chef
  •       bessere Skalierbarkeit des Unternehmens
  •       eine höhere Agilität im Unternehmen
  •       eine höhere Produktivität.

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Der Kern der Holokratie – Do your job and adjust!

Etwas vereinfacht gesagt besteht Holokratie aus zwei zentralen Elementen. Aus Rollen und aus monatlichen Meetings, in denen die Rollen angepasst werden.

Do your job! – Rollen als Job Description

Jeder hat sie wahrscheinlich irgendwann schon einmal gesehen: Eine Job Description. Viele sehen sie wahrscheinlich ein erstes und letztes Mal in ihrer Stellenanzeige. Bei der Holokratie wird diese zum Leben erweckt. Sie wird als Rolle Teil der täglichen Arbeit und Ankerpunkt für Aufgabenverteilung und Verantwortung. Jede Person hat meist mehrere Rollen. Die Rollen bestehen aus folgenden Elementen:

Zweck: Jede Rolle erfüllt einen ganz spezifischen Zweck.

Verantwortlichkeiten: Dies sind die Pflichten einer jeden Rolle. Sie spiegeln gleichzeitig die Erwartungen anderer Teammitglieder wieder. Natürlich auch die eines “ehemaligen” Chefs. Die Verantwortlichkeiten können durchaus 15-20 Punkte umfassen.

Verantwortungsgebiet: Dies sind die Rechte einer jeden Rolle. Hier hat die Rolle das Sagen und andere haben um ihre Erlaubnis zu fragen bei Aktionen im Verantwortungsgebiet der Rolle.

Rolle Finanzen RAIDBOXES 1
Beispiel einer Rollendarstellung in Kurzform

Die Rollen wiederum können zu Abteilungen zusammengefasst werden. In der Holokratie heißen diese Kreise. Der größte Kreis ist dabei das Unternehmen selbst. Auch das Unternehmen selbst verfolgt natürlich einen übergeordneten Zweck, der auch konkret festgehalten werden sollte. Bei RAIDBOXES ist der Zweck Kreativen mehr Freiheit zu verschaffen.

Adjust! – Monatliche Governance-Treffen

Da die gesammelten Rollenbeschreibungen nichts anderes sind als eine Unternehmensverfassung, heißen die Treffen zur Anpassung der Rollen „Governance Treffen“. Die Treffen dienen dazu kleinere und größere Konflikte (Spannungen) zu verarbeiten und in die Rollenbeschreibungen einfließen zu lassen. 

Aber keine Angst bezüglich des zusätzlichen Meetings! Bei uns dauern diese Meetings aktuell zwischen 30 und 45 Minuten. Die Meetings werden dabei straff durchmoderiert. Der Moderator sollte auf jeden Fall darauf achten, dass das festgelegte Prozedere eingehalten wird. Dieses wird in unserem Starter-Kit auf Folie 12 in der Kick-Off-Präsentation dargestellt.

Jede Rolle kann angepasst werden, sofern dies nicht dem Unternehmen schadet.

Damit ist eigentlich schon fast alles gesagt. Natürlich können über Holokratie noch ganze Bücher verfasst werden. Zum Glück haben das andere schon getan, wie zum Beispiel Brian J. Robertson, der Begründer der Holokratie-Bewegung. Ich persönlich finde, dass Robertsons Buch „Holokratie“ leider etwas trocken ist und dem System nicht gerecht wird. Trotzdem ist es ein Must-Read für die Person, die das System im Unternehmen einführt.

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Just do it! – Der Weg zu mehr Freiheit

Viel spannender als in jedes Detail der Holokratie einzusteigen ist es, damit zu beginnen und es auszuprobieren!

Testen & Starten statt Planen & Warten

Dies ist eine grundsätzliche Change-Management Empfehlung, die sich bei uns absolut bewährt hat. Das Vorgehen ist wie folgt: Entscheidet euch zunächst für eine Testphase statt eine finale Einführung zu beschließen. Dabei ist es wichtig bei der Einführung nicht strikt auf jedes Detail zu bestehen. Das Gesamtkonzept sollte auf die jeweilige Organisation angepasst werden. Die zwei oberen Punkte „Rollendokument“ und „Governance-Meeting“ sind aber unumgänglich und unverzichtbar.

Das empfohlene Vorgehen hat den Vorteil, dass damit tatsächlich begonnen wird, statt nur darüber zu reden. Gleichzeitig führt es fast immer dazu, dass aus der Probe schnell etwas Konstantes wird, wenn sich die ersten Erfolge einstellen. Ein funktionierendes System ist leichter zu ergänzen als ein System komplett einzuführen.

Schritt 1 – Holokratie-Jünger festlegen

Es sollte eine Person geben, welche z.B. schon einmal mit Job Descriptions gearbeitet hat. Diese Person ist gleichzeitig Moderator bei den Treffen und Ansprechpartner für Fragen. Diese Person sollte über gewisse “Macht” oder Einfluss in der Organisation verfügen. Im Zweifel muss sie gegenüber bestehenden Führungskräften das Konzept verteidigen oder die Autorität besitzen und sich vor andere Mitarbeiter stellen. Diese Person muss auch zwingend Robertsons “Holocracy” lesen und durcharbeiten. Moderationserfahrung ist von Vorteil.

Schritt 2 – Entscheidung für Holokratie treffen

Es ist zwingend notwendig, dass das oberste Führungsteam die Entscheidung für einen Holokratie-Test trifft. Hierfür muss der Holokratie-Jünger ein Briefing vorbereiten und über die Konsequenzen aufklären. Die wichtigste Konsequenz ist, dass in gewissen Situationen Weisungsbefugnis abgegeben wird und durch andere Führungselemente ersetzt wird.

Schritt 3 – Holokratie Kick-Off Workshop halten

Im Kick-Off Workshop wird das Konzept erläutert und den anderen Teammitgliedern nähergebracht. In einem zweiten Teil sollte jedes Teammitglied anfangen seine Rollen aufzuschreiben. Für den Kick-Off Workshop sollten 3 bis 4 Stunden reserviert sein. Lade dir gerne hier unser Starter-Kit herunter. Als Teil des Holokratie-Starter-Kits erhältst du unsere Kick-Off Folien als Powerpoint.

Schritt 4 – Rollen weiter ausarbeiten und anpassen

Bis zum ersten Governance Meeting sollten die Rollen ergänzt und weiter ausgearbeitet werden. Governance Meetings sollten am Anfang alle zwei Wochen stattfinden. Kreise (s.o.) sollten ihre Rollen für sich ausarbeiten. Dieser Teil ist tatsächlich am aufwändigsten. Über eine Laufzeit von zwei Monaten müssen wahrscheinlich 20 Stunden pro Person eingeplant werden. In dieser Zeit fallen Rollen weg, werden hinzugefügt und abgeändert bis sich eine finale Version herauskristallisiert.

Um euch den Start auch hier so einfach wie möglich zu machen, haben wir in unser Holokratie-Starter-Kit einen Auszug unseres realen Rollendokuments eingefügt. So habt ihr ein erstes Grundgerüst und eine klarere Vorstellung, wie so etwas aussehen sollte.

Auszug Holokratie Marketing Rollen RB
Ein Auszug aus unserem RAIDBOXES Rollendokument. Für die Dokumentation nutzen wir Google Docs.

Praxis-Tipp:

Es gibt ein Holokratie-Tool namens GlassFrog. Leider hat uns die Benutzeroberfläche des Tools nicht so gut gefallen.. Da wir unternehmensweit Google Docs nutzen, haben wir stattdessen einfach ein  “Holokratie-Rollen”-Dokument angelegt. Dort sind unsere circa 50 verschiedenen Rollen aufgeführt. Google Docs hat außerdem den Vorteil, dass jedes Teammitglied im Vorschlagen-Modus Rollenänderungen eintragen kann, die dann im monatlichen Governance Meeting diskutiert und verabschiedet werden.

Einen Auszug aus dem Dokument findet ihr zum Download hier.

Schritt 5 – Spannungen aushalten & verarbeiten

Im Grunde genommen ist Holokratie nun implementiert. Wäre hier nicht die Gewohnheit und die menschliche Natur. Gewohnheit führt dazu, dass alte Chefs eigentlich weiter Chef sein wollen und Anweisungen geben oder Entscheidungen blockieren. Umgekehrt müssen die neuen Chefs (die einzelnen Mitarbeiter) begreifen, dass Chef sein nicht nur freies Entscheiden bedeutet, sondern auch Verantwortung und vor allem Vorbildfunktion für andere. Hier ist es wichtig, dass der Holokratie-Jünger solche Fehlentwicklungen erkennt und mit jedem einzelnen und in der Gruppe entsprechend thematisiert und löst.

Fertig! – Glückliche High-Performance Teams

Um den Effekt von Holokratie richtig zu verstehen, hilft es, das  Team-Phasen Modell von Tuckman heranzuziehen. Hier durchläuft jedes Team Forming, Storming, Norming und Performing Phasen. Die letzte Phase der Holokratie ist die Performing-Phase.

Wie im Fußball auch schlägt dann am Ende der Saison ein 1. FC Kaiserslautern den großen FC Bayern und wird deutscher Fußballmeister. Das Team hat perfekt funktioniert, jeder wusste was er zu tun hat und am Ende hat man Geschichte geschrieben.

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