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Was die DSGVO für dein E-Mail-Marketing bedeutet

Das alleinige Inkrafttreten der EU-Datenschutz-Grundverordnung seit dem 25. Mai brachte einige Veränderungen mit sich. Damit du weißt, welche Anforderungen du für dein E-Mail Marketing ab sofort beachten musst, hat Vivien Beischau von Newsletter2Go hier 6 Tipps für dich zusammengestellt.

Update: Der Artikel ging bereits vor der DSGVO am 25. Mai 2018 online. Die Informationen über die E-Mail-Anforderungen sind jedoch zeitlos aktuell.

Disclaimer: Beachte bitte, dass dieser Beitrag nur zu Informationszwecken dient und ausdrücklich nicht als rechtliche Beratung zu verstehen ist. Wir übernehmen keinerlei Haftung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der dargelegten Informationen.

6 Schritte mit denen du die Anforderungen der DSGVO umsetzen kannst:

1. Versand nur noch mit Double-Opt-In

Möchtest du personenbezogene Daten erheben, benötigst du in jedem Fall eine Einwilligung des Betroffenen oder eine gesetzliche Erlaubnis. Diese Einwilligung muss protokolliert werden und einen Hinweis auf jederzeitige Widerrufsmöglichkeit geben. Für dein E-Mail Marketing bedeutet das, dass du vorab die Erlaubnis aller Empfänger benötigst, um ihnen dein Mailing zukommen zu lassen. Liegt keine Einwilligung vor, darfst du ihnen auch keine Newsletter senden.

Wichtig ist, dass du einen Hinweis auf die Datenschutzerklärung in der Einwilligungs-Mail und im Anmeldeformular vermerkt hast. Achte darauf, dass der Betroffene diese jederzeit einsehen kann.

Achtung: Dies betrifft ebenfalls Kunden, die bereits Newsletter von dir erhalten. Stelle sicher, dass diese dem Newsletter-Erhalt zugestimmt haben, beispielsweise durch ein Double-Opt-In-Verfahren. Wenn du schon jetzt eindeutige Einwilligungen deiner Empfänger nachweisen kannst, so muss keine weitere Einwilligung vorgenommen werden.

Das Double-Opt-In: Eine rechtssichere Newsletter-Anmeldung stellt das Double-Opt-In-Verfahren dar. Der Interessent trägt seine E-Mail-Adresse in das Anmeldeformular ein und lässt sich dadurch in einen Verteiler aufnehmen. Der Nutzer erhält anschließend eine Bestätigungs-E-Mail und somit die Möglichkeit die Anmeldung rechtssicher zu bestätigen. Der DOI-Prozess ist abgeschlossen, wenn der Empfänger diese E-Mail bestätigt hat.

E-Mail Versand DSGVO

2. Verwende rechtssichere Versand-Software

Es gibt einige Anforderungen für eine rechtssichere Versand-Software, die du bedenken solltest. Eine rechtssichere Versand-Software zeichnet sich unter anderem dadurch aus, dass die Server für den Versand der Mailings in Deutschland stehen. Die Dienstleister sind geprüft und mit entsprechenden Datenschutz-Zertifikaten ausgestattet.

Es muss immer ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen werden.

3. Gewährleiste Datensicherheit

Du solltest dir im Klaren darüber sein, dass du gewährleisten musst, dass keine unberechtigten Personen Zugriff auf die sensiblen Daten deiner Kunden haben. Es müssen also geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (Passwörter, Verschlüsselung, etc.) bei der Verarbeitung von Daten getroffen werden, damit die Daten deiner Kunden sicher sind.

4. Achte auf Datensparsamkeit

Im Rahmen der Datenerhebung solltest du auf die Datensparsamkeit achten. Das soll heißen, dass Daten nur für einen bestimmten Zweck erhoben werden und auch nur dafür verwendet werden dürfen. Zeige deinen Betroffenen genau auf, wofür sie ihre Daten hergeben. Außerdem darfst du keine Daten erheben, die dem Zweck nicht angemessen sind.

Beispiel: Für eine Newsletter-Anmeldung ist nur die E-Mail-Adresse notwendig. Natürlich kannst du auch weitere Daten abfragen, jedoch sind diese Angaben freiwillig und müssen auch als solche gekennzeichnet werden.

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Ja, ich bin mit der Datenverarbeitung einverstanden.

5. Ergänze deinen Sign-Up Prozess

Transparenz ist wichtig und sorgt für Vertrauen. Dies bezieht sich im E-Mail Marketing beispielsweise auf dein Anmeldeformular für den Newsletter. Kommuniziere klar, was dein Empfänger erhält und wofür er seine Daten hergibt. Und beachte, dass du nur die Abfrage der E-Mail-Adresse als Pflichtfeld markieren darfst. Alle anderen Angaben dürfen nicht verpflichtend für den Nutzer sein, um die Anmeldung zum Newsletter wirksam werden zu lassen.

Noch ein Tipp für das Anmeldeformular: Weise darauf hin, dass die Abmeldung vom Newsletter jederzeit möglich ist. Außerdem empfiehlt es sich einen Link-Verweis auf die Datenschutzerklärung zu integrieren, die der Kunde mit einem Häkchen akzeptieren muss.

6. Goodies sind nicht kostenlos

Du kannst deine Kunden weiterhin mit Gutscheinen oder Aktionen zur Anmeldung zu deinem Newsletter motivieren. Lediglich bei Goodies oder Freebies, wie Whitepaper, Infografiken, E-Books etc., die mit einer Newsletter-Anmeldung kombiniert werden, musst du deine Kunden genau über dieses Tauschgeschäft aufklären. Da der Interessent mit seinen Daten zahlt, darfst du das Geschäft nicht als “kostenlos” bezeichnen und musst deutlich klar machen, dass er sich zum Newsletter anmeldet.

Bleibt noch zu sagen …

… dass mit Inkrafttreten der DSGVO der Schutz der personenbezogenen Daten die höchste Stellung einnimmt. Wenn diese Anforderungen umgesetzt werden, bist du auf einem sehr guten Weg, dein E-Mail Marketing DSGVO-konform zu gestalten und horrende Bußgelder zu vermeiden. In unserem Whitepaper zur EU-Datenschutz-Grundverordnung haben wir noch einmal alle wichtigen Fakten zusammengetragen, du kannst es einfach herunterladen.